Guideline für optimierte Besprechungen

Intro

Bedingt durch Corona nehmen Video-Konferenzen und Online-Meetings zu. Leider ist oft zu sehen, dass die Besprechungen am Ende als unproduktiv gewertet werden (und man hört anschließend: " ... war unnötig, ... dauerte zu lange, ... die Agendapunkte wurden nicht eingehalten ... es wurden keine Entscheidungen getroffen ...).

Um diese effizient und effektiv zu organisieren, sind hier Leitsätze und Hinweise zusammengestellt, um Hilfestellungen für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung zu geben.

Für Online-Schulungen wurde sie hier auf den sehr guten Leitfaden (ausführlich) für Online Schulungen verwiesen!

Ist eine Besprechung tatsächlich notwendig?

Bevor eine Einladung zu einer Besprechung (offline oder online) versendet wird, ist grundsätzlich folgende Frage ganz konkret zu klären:

Was soll durch die Besprechung erreicht werden?
Ist die Besprechung wirklich notwendig, oder kann das Ziel auch ohne eine Besprechung erreicht werden?

Beispiele:

Informationen erhalten oder weitergeben
Probleme erkennen, bearbeiten, lösen
Ziele suchen, erarbeiten, vereinbaren
Entscheidungen treffen
Risiken ausloten, mindern, eingehen
Ideen gewinnen und Kreativität fördern
Anerkennung und Zustimmung ausdrücken
Stimmung verbessern und Personen mitnehmen
...

Grundregel 1:
Besprechung nur, wenn die Frage nur durch einen persönlichen Termin (persönliches Treffen, Telefonat, Video-Konferenz) beantwortet werden kann.

Vorbereitung einer Besprechung

Folgende Fragen gilt es vor Versand der Einladung zu beantworten und zum Teil in der Termineinladung zu kommunizieren.

Agenda und Zielerreichung:

Was ist der Anlass der Besprechung?
Was ist das konkrete Ziel?
Welches konkrete Resultat soll nach der Besprechung vorliegen?
Wie kann der Erfolg des Ergebnis bemessen werden?
Welche Unterlagen werden hierzu benötigt?
Was brauchen die Teilnehmer an Information im Vorfeld, um sich auf den Termin vorzubereiten?
Was sollen die Teilnehmer zur Zielerreichung beitragen?
Was ist die Rolle der Teilnehmer zur Zielerreichung?
Welche Agendapunkte?
Wie viel Zeit wird für einen Agendapunkt benötigt?
Welche Reihenfolge der Agendapunkte ist sinnvoll?
Wer wird jeweils für den Agendapunkt benötigt?
Können Teilnehmer früher die Besprechung verlassen?
Wie lange soll die Besprechung insgesamt dauern?
Wann soll eine Pause sein? → gerade wichtig bei längeren Online-Terminen ( 5-10 Minuten nach 1 1/2 Stunden)
Wie kann die Besprechung technisch ideal umgesetzt werden?
Wer moderiert die Besprechung?
Wer schreibt Protokoll?
Wer gibt Protokoll final frei (ggf. Unterschrift)?
Wer außer Teilnehmerkreis erhält das Protokoll?

Grundregel 2:
Der Erfolg der Besprechung liegt in der Vorbereitung! Verwende darauf Zeit und sende nicht einfach nur die Einladung mit Termin, Ort und MS Teams-Link!

Teilnehmerkreis und Organisation:

Der Teilnehmerkreis soll so klein wie möglich sein und ist davon abhängig, welche Rolle der einzelne Teilnehmer hat und vor allem, was er zur Zielerreichung beitragen kann und soll!

Verfügt der Teilnehmer über die zur Zielerreichung notwendige Fachkompetenz und Entscheidungsbefugnis?
Muss der Teilnehmer die Entscheidung tragen?
Muss der Teilnehmer bei den einzelnen TOP immer anwesend sein?
Reicht es aus, wenn er über getroffene Entscheidungen (= Ergebnisse der Besprechung) informiert wird?

Grundregel 3:
Der Teilnehmerkreis soll so klein wie möglich sein und ist davon abhängig, welche Rolle der einzelne Teilnehmer hat und vor allem, was er zur Zielerreichung beitragen kann und soll!

Einladung:

Folgende Informationen müssen in die Einladungsemail:

Um was geht es?
Wie sieht die konkrete Agenda der Themen als Gliederung und Struktur der Besprechung aus?
Was ist das Ziel und was soll nach der Besprechung als Ergebnis feststehen?
Wann findet die Besprechung statt (Datum und Uhrzeit von - bis)?
Wie und Wo findet die Besprechung statt (vor Ort oder Online)?
Wer sind die Teilnehmer (falls nicht in Email-Verteiler ersichtlich)?
Wer macht was in der Besprechung?
Wie Vorbereitung durch Teilnehmer (konkrete Themen, Unterlagen, "Hausaufgaben")
Bis wann ist eine Zusendung der Teilnahmebestätigung notwendig?
Falls möglich: Wer kann bei Nichtteilnahme den Teilnehmer vertreten?
Wie komme ich in die Besprechung (online: Link und Zugangsdaten / vor Ort: Zugang zu Besprechungsort, wenn Teilnehmern nicht bekannt)

Erstellung Confluence-Seite zur Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung der Besprechung

In welchem Confluence-Bereich ist die Seite zu erstellen?

Empfohlen für den Vertrieb: Besprechungsnotizen_Protokolle
Gibt es eine Vorlage für diese Seite?

Empfohlen für den Vertrieb: Vorlage Besprechungsnotizen

Grundregel 4:
Der Einsatz einer Confluence-Seite ist perfekt für eine effiziente und effektive interaktive Besprechung zur (Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung)!
Nutze diese Möglichkeit und die Vorlagen!

Versand Einladung

Outlook Termin inkl. Microsoft Teams Link erstellen via Outlook mit Link zur Confluence-Seite
Aktualisierung Confluence-Seite mit den Inhalten aus der Email

Wenn möglich:

bei internen Teilnehmern Versand 2 Wochen vor Termin
bei externen Teilnehmern Versand 4 Wochen vor Termin

Durchführung einer Besprechung Guidelines einer (Online)-Besprechung

Fokus Online-Besprechungen:

Vor Beginn:

Idealerweise (falls es die Leitungsqualität erlaubt) mit Kamera
Einstellen Hintergrund
Ggf. Monitorteilung auf Titelseite Präsentation
Stummschaltung

Zu Beginn:

“Kann mich jeder sehen, hören und meinen Bildschirm sehen?”
Hinweis auf Aufzeichnung, Agenda und Zeitpunkt und Vorgehen für Fragen/Einwände/Spielregeln (Handzeichen oder Zwischenruf)
Hinweis auf Protokollierung und Pausenregelung
Bedienelemente von MS Teams erläutern, vor allem auf die Stummschaltung hinweisen
Vorstellung der Teilnehmer
Falls offen: Benennung Moderator und Protokollführer und Zeitmesser/Zeitmahner
Frage nach zusätzlichen Agenda-Themen oder Wünsche

Im Verlauf:

Gemeinsamkeiten herausarbeiten
Konzentration auf die Sache bringen, keine Nebenschauplätze
Personen konkret mit Namen ansprechen bei Fragen
Schweigende aus der Reserve locken
Offene Fragen für Erleichterung Einstieg in Thema:
- Was ist geschehen?
- Weshalb ist geschehen?
- Wie können wir dies lösen?
Begrenzung Diskussion und Redezeit falls notwendig
Klare Formulierungen für Beschlüsse und Zustimmung dieser konkret für Protokoll abfragen
Erstellung Live-Protokoll in Confluence-Seite

Am Ende:

Wiederholen von Ergebnissen oder Entscheidungen auf Basis der Mitschriften in Confluence-Seite
Letzte Fragen beantworten und für die Teilnahme bedanken
Kontaktmöglichkeiten für Follow-Up sichtbar darstellen
Eher zügig abschließen und nicht unnötig mit Geschwafel in die Länge ziehen
Veranstaltung beenden durch Klick auf V rechts neben roten Verlassen Button.
ggf. Export der Confluence-Seite als PDF und Versand an Teilnehmer mit Link zur Seite (nur intern möglich)

Grundregel 5:
Klare Spielregeln und eine gute Moderation sorgen für die Konzentration auf das Wesentliche → daher trotz notwendiger Flexibilität nicht von der Agenda abweichen!

Grundregel 6:
Klare Formulierungen (Confluence-Seite) und Einholung der Bestätigung im Live-Protokoll erspart Nacharbeit