Reporting und BI am Beispiel Vertriebscontrolling

Intro

Ein Befund des CRM- und ERP-Projekt ist, dass eine Vielzahl von Reportings aus den unterschiedlichsten Quellen bei FarmFacts gibt mit zum Teil auch unterschiedlichen und nicht einheitlichen Definitionen. Deswegen soll im Rahmen des Projekts das Thema Reporting auch unter Berücksichtigung der BI-Möglichkeiten bewertet und ein Vorschlag erarbeitet werden. Zugleich ist im Vertrieb das Projekt "NEXT BI" organisiert mit der Zielsetzung ein BI-Tool als Produktangebot für NEXT Farming OFFICE zu finden. Im Fokus hier ist das Angebot "FlexBI". Es soll unbedingt auch im Projekt berücksichtigt werden, ob hier Synergien zu schaffen sind. Zugleich sind auch die Anforderungen an das Reporting zu definieren.

Projektbeschreibung und Zielsetzungen

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Zielsetzung:

Es soll ganzheitlich ein Vorschlag zur Einführung eines BI-Tool erstellt werden.
Als Pilot soll das durch die Entwicklung eines Vertriebscontrolling und Vertriebsreporting erfolgen.
Schaffung einheitlicher KPIs und Definitionen ganzheitlich
Einheitliches und klares Reporting ohne unterschiedliche Excel-Listen
Integration der unterschiedlichen Datenquellen bei FF
Deutliche Reduzierung des Aufwands zur Erstellung der Reports (bisher werden fast alle Reports manuell zusammengestellt in Excel → sehr hoher Aufwand).

Vorgaben:

Excel-System und Dashboard von @a user - dies beinhaltet die neu gesetzten Definitionen von @a user
Definitionen KPI von @a user und @a user für manuelles Excel-Sheet Jahresbetrachtung International
Integration der einzelnen bisherigen Vertriebsreporting der VLs und Support (auf Excelbasis mit Export aus CRM-System)
Integration der aktuellen Management-Reports

Aktuelle Vorgespräche:

Abstimmung mit @a userund @a user: Grundsätzliche Vorgehensweise o.k. - Die Vorgabe von Gunnar ist hier ganzheitlich zu denken.
Abstimmung mit @a user und @a user zu Definitionen und KPI für Vertriebreporting
Abstimmung mit @a user, @a user, @a user, @a user - es wurden die unterschiedlichen Möglichkeiten einer Erstauswahl BI-Tools bewertet für eine Vorgehensweise.
Abstimmung mit @a user eignet sich Kibana weniger für die Reporting-Ziele. Die Anforderungen für ein Produkt FLEXT BI sind gemäß Roadmap bei Anforderungen an die Entwicklung zu beachten.

Diese Ergebnisse sind nachfolgend aufgelistet auf dieser Seite.

Nächsten Schritte:

Testlauf Power BI
Vorstellung FlexBI durch @a user und finale Bewertung (siehe Anforderung unten
Prüfung on premise Lösungen
Finale Freigabe und Bestätigung Konzept für Definitionen und KPI sowie Vorgehensweise

Timeline und Kapazität:

Teststellung Vertriebsreporting auf Basis PowerBI bis Ende September
5-8 MT von HS, ggf. Unterstützung von Jan Pröbsting (ca. 1-2 MT) sowie Abnahme durch Philipp Trachtenberg (ca. 0,5 MT)

Zur Info:

@a user; @a user

Exkurs BI und BI-Tools

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Was ist BI?:

→ Business Intelligence ist eine technologische Lösung zum Sortieren, Aufbereiten, Analysieren und Präsentieren von Daten, die es dem Management und seinen Teams ermöglicht, fundierte Entscheidungen am Arbeitsplatz zu treffen.

Was sind BI-Tools?:

→ Business Intelligence Tools sind alle Programme, die große Mengen an ansonsten zerstreuten Daten sammeln, verarbeiten, analysieren und anzeigen. Diese können aus Quellen wie Dokumenten, Formularen, Bildern, Dateien, E-Mails, Videos, Webseitencode und mehr stammen.

Was können BI-Tools?:

→ Business Intelligence-Tools sind vielseitig einsetzbar, einschließlich, aber nicht beschränkt auf gängige Funktionen wie Ad-hoc-Berichte, Performance-Metriken, Datenvisualisierung, Datenanalyse, Reporting-Dashboards, KPIs und mehr.

Vorteile von BI-Tools:

Vorteil	Beschreibung
Schneller Zugriff auf alle relevanten Daten	Unabhängig davon, ob Sie in einem kleinen Unternehmen oder einem Großunternehmen arbeiten, sammeln Sie wahrscheinlich in verschiedensten Plattformen wie z. B. Datenbanken, ERP- oder CRM-Systeme, Flat-Files sowie soziale Netzwerke wichtige Daten. Moderne BI Lösungen ermöglichen Ihnen eine unkomplizierte Integration und Zusammenführung aller Datenquellen in ein zentrales Data Warehouse, so dass Sie umfassende, plattformübergreifende Analysen durchführen können. Dies vermeidet eine isolierte Verwendung einzelner Datenquellen und Sie können jederzeit das große Ganze betrachten.
Echte Self-Service Analyseansätze	Noch vor wenigen Jahren wurde BI Software primär von Data Scientists und IT-Experten verwendet, da die Durchführung von Datenabfragen und Analysen sowie die Erstellung von Berichten sehr komplex war. Dank innovativer Self-Service BI Ansätze vieler moderner BI Tools mit benutzerfreundlichen Drag & Drop Benutzeroberflächen und einer intuitiven Bedienbarkeit können nun auch nicht-technische Benutzer selbstständig komplexe Datensätze analysieren und erfolgskritische Unternehmensfragen ad-hoc beantworten. Dies spart einerseits wertvolle IT-Ressourcen und ermöglicht andererseits eine Verlagerung der BI Kompetenz in die einzelnen Fachabteilungen und somit zu den tatsächlichen Entscheidungsträgern, welches unter anderem zu einer höheren Akzeptanz und besseren Analyse-Ergebnissen führt.
Vorhersage zukünftiger Ereignisse	Predictive Analytics erlauben es, aus großen historischen und aktuellen Datenmengen Zusammenhänge, Muster und Trends zu extrahieren und auf Basis prädiktiver Analysen ein Vorhersagemodell zu entwerfen, welches zukünftige Wahrscheinlichkeiten berechnet. Damit befähigt es Unternehmen, nicht nur den Status-Quo zu analysieren, sondern auch valide Vorhersagen für die Zukunft zu treffen. Viele BI Tools bieten Predictive Analytics in einem Zusatzmodul an und die Verwendung ist für normale Geschäftsanwender noch recht komplex. Jedoch gibt es auch hier einen Trend zu Self-Service Ansätzen, welche einige BI Anbieter bereits umgesetzt haben.
Keine manuellen, nicht-automatisierte Prozesse	Während wie bereits angesprochen traditionelle Tools der Datenanalyse auf Tabellenkalkulationen oder statischen Präsentationen beruhen, ermöglichen Business Intelligence Lösungen den gesamten Analyse-Prozess zu automatisieren und manuelle Aufgaben auf ein absolutes Minimum zu reduzieren. Sie benötigen einen aktuellen Bericht? Kein Problem, Sie greifen einfach auf Ihr KPI Dashboard zu. Sie möchten, dass jeden Tag um 8 Uhr morgens das Top-Management die aktuellen Verkaufszahlen erhält? Erstellen Sie einen individuellen, automatisierten E-Mail-Report. Sie möchten bei Zielabweichungen bestimmter KPIs automatisch benachrichtigt werden? Richten Sie einen intelligenten Datenalarm ein, welcher auf neuronalen Netzwerken oder moderner Musterkennung beruht.
Kostenreduzierung und höhere Profitabilität	Von der Vertriebsplanung und Kundenverhaltensanalysen über die Echtzeit-Prozessüberwachung bis hin zur Angebotsoptimierung ermöglichen BI Plattformen schnellere Planungs-, Analyse- und Berichtsprozesse. In einer Umfrage gaben mehr als 50 Prozent der BI Nutzer an, dass dies die wichtigsten Vorteile sind, die ihnen geholfen haben, Kosten zu senken und den Umsatz zu steigern. In anderen Studien wurde außerdem berichtet, dass Unternehmen, welche eine Analytics Software implementieren 19-mal häufiger überdurchschnittlich profitabel sind und im Durchschnitt ein 55% größeren Umsatzwachstum aufweisen.
Zugang rund um die Uhr von allen Endgeräten	Angesicht der vielen Vorteile, bieten die meisten Anbieter mittlerweile Ihre Lösungen (auch) als Software-as-a-Service an. Zu den größten Vorteilen von SaaS BI Applikationen zählen keine bzw. sehr geringe Einrichtungskosten, keine Kosten für Hardwarekäufe oder -wartungen, eine hohe Skalierbarkeit sowie eine transparente, leistungsabhängige Preisbildung. Darüber hinaus ermöglicht die Cloud Computing Technologie jederzeit einen unkomplizierten Zugriff von allen verfügbaren Endgeräten so lange eine Internetverbindung zur Verfügung steht, egal ob im Büro oder Meetings vom PC sowie großen TV-Screens oder unterwegs vom Tablet und Smartphone. Dies erlaubt es Geschäftsanwendern, jederzeit alle wichtigen Kennzahlen im Blick zu behalten und sich bei ihren Entscheidungen nicht nur auf ihr Bauchgefühl zu verlassen.

Allg. Bewertungskriterien für BI-Tools:

Kriterium	Beschreibung
Benutzeroberfläche (UI)	Wie gut ist sie gestaltet? Bietet sie klare Anzeigen und eine intuitive Navigation?
Benutzerfreundlichkeit	Ist es einfach zu verstehen und zu beherrschen? Gibt es Tutorials und Schulungen? Insbesondere für Enterprise Reporting Tools ist es wichtig, verschiedene Arten von Tech- und Benutzersupport anzubieten, um verschiedenen Mitgliedern des Unternehmens zu helfen.
Merkmale & Funktionalität	Wie viele der wichtigsten Management-Berichtswerkzeuge bietet es und wie leistungsfähig sind sie? Konkret habe ich danach Ausschau gehalten:Features & Functionality: How many of the key management reporting tools features and functions does it provide, and how powerful are they?
Anpassbare Dashboards	Die besten BI-Lösungen bieten eine Einzelbildschirmanzeige mit mehreren Visualisierungen sowie die Möglichkeit, die Visualisierungen miteinander zu verbinden (so dass alle Filter oder Auswahlen alle Visualisierungen betreffen) oder jede einzelne als unabhängig beizubehalten. Es sollte Änderungen in Echtzeit widerspiegeln und es dir ermöglichen, individuelle Anzeigen von Kennzahlen zu erstellen.
Drill Down und Datenfilter	Enthält Funktionen wie Dropdown-Menüs, Suchfilter und Slicer sowie die Möglichkeit, in die Details zu verzweigen und Datenzusammenfassungen zu sichern.
Web-basierte Benutzeroberfläche	Am einfachsten ist es, wenn kundenorientierte Berichtslösungen webbasierte Benutzeroberflächen anbieten, da sie effizienter und einfacher zu verwalten sind als desktopbasierte Benutzeroberflächen.
Geplante und automatisierte Berichte	Das Tool soll dir helfen, den Fortschritt einfach zu überwachen. Dazu gehört die Möglichkeit, automatische Updates zu planen, die an Teams gesendet werden, automatische Berichte an Kunden zu senden und automatische Benachrichtigungen einzurichten, um über wichtige Daten oder Schwellenwerte informiert zu werden.
Qualitativ hochwertige Diagramme	Zu den grundlegenden Tools gehören Balken-, Linien-, Kreis-, Flächen- und Radardiagrammtypen. Zu den erweiterten Diagrammen gehören Wärmebildkarten, Streudiagramme, Blasendiagramme, Histogramme und Geodaten. Mit den besten Reporting-Tools lassen sich Diagramme erstellen, die eine Kombination dieser Visualisierungen nutzen.
Integrationen	Ist es einfach, es mit anderen Tools zu verbinden? Business Analytics Tools sollten viele vorkonfigurierte Integrationen bieten, um die Projektdaten aus den verschiedenen Tools zu nutzen, zusammen mit nahtlosen Import- und Exportfunktionen.
Preis	Wie angemessen ist der Preis für die Funktionen, Fähigkeiten und den Einsatz? Ist die Preisgestaltung klar, transparent und flexibel?

Bei einer Internetrecherche finden sich unterschiedliche Webseiten mit Bewertungen und Auflistungen, hier eine Auswahl:

Liste an BI-Tools

Name	Beschreibung
PowerBI	Microsoft Power BI ist ein Visualisierungs- und Datenerkennungstool von Microsoft. Benutzer können Daten in Grafiken und Grafiken konvertieren, Daten visuell untersuchen und analysieren, an interaktiven Dashboards und Berichten zusammenarbeiten und unternehmensweit mit integrierter Governance und Sicherheit skalieren. Microsofts Tool zur Umwandlung von Daten in Grafiken, Diagramme und andere visuelle Darstellungen, kann auf jedem Gerät geteilt werden.
FlexBI	FlexBI bietet eine umfangreiche Schnittstelle zu Datenquellen und ein gutes Preisleistungsverhältnis. Es gibt sowohl eine cloud wie on premise Lösung.
Zoho Analytic	Zoho Analytics (ehemals Zoho Reports) ist eine Self-Service-BI- und Analyseplattform, mit der Benutzer ihre Geschäftsdaten analysieren und Berichte und Dashboards erstellen können. Es wurde entwickelt, um Benutzern das schnelle Erstellen und Freigeben von Berichten ohne IT-Unterstützung zu erleichtern. Hat auch gute Lösungen für CRM und ERP.
SAP Analytics Cloud	SAP Analytics Cloud kombiniert Planung, Business Intelligence und Predictive Analytics als einheitliche Cloud-basierte Plattform, sodass Visualisierung, Planung und Vorhersage in einem einzigen Tool durchgeführt werden können. Es basiert auf der sehr schnellen SAP Cloud Platform.
Sisense	API-first Cloud-Technologie mit Diensten, die interaktive Dashboards, SB-Analysen und Whitelabel-BI-Anwendungen umfassen.
IBM Cognos	IBM Cognos ist eine Business Intelligence Suite mit vollem Funktionsumfang von IBM, die für größere Bereitstellungen entwickelt wurde. Es umfasst Query Studio, Reporting Studio, Analysis Studio und Event Studio sowie Cognos Administration sowie Tools für die Microsoft Office-Integration, die Volltextsuche und Dashboards.
Looker	Looker ist eine BI-Anwendung mit einem analyseorientierten Anwendungsserver, der sich auf relationalen Datenspeichern befindet. Es enthält eine Endbenutzeroberfläche zum Erkunden von Daten, ein wiederverwendbares Entwicklungsparadigma für die Datenerkennung und eine API zur Unterstützung von Daten in anderen Systemen. Arbeitet mit Datenbanken wie Amazon Redshift oder Google BigQuery zusammen, um Datenvisualisierungen zu erstellen und einen umfassenden Überblick über den Kundenbestand zu erhalten.
Salesforce Einstein Analytics	Salesforce Einstein Analytics ist eine Cloud-basierte Business Intelligence-Lösung und Analysesoftware. Es bietet Benutzern automatisierte Datenerkennung, CRM-verbundene Analysen, Top-Down-Ansichten von Daten, erweiterte Analysen, prädiktive Einblicke und anpassbare Datenvisualisierungstools.
GoodData	GoodData zielt darauf ab, die Art und Weise zu revolutionieren, wie Unternehmen ihren Kunden und Partnern Analysen bereitstellen. Durch die Integration in Workflows bietet GoodData authentifizierten Zugriff auf Geschäftsberichte, Dashboards und Ad-hoc-Analysen, von denen der Anbieter angibt, dass sie aktuell, relevant und anpassbar sind.
Clear Analytics	Clear Analytics ist eine Business-Intelligence-Lösung, mit der nicht-technische Endbenutzer Analysen durchführen können, indem vorhandene Excel-Kenntnisse in Verbindung mit einem integrierten Abfrage-Generator genutzt werden. Einige wichtige Funktionen sind: Dynamische Datenaktualisierung, Datenfreigabe und In-Excel-Zusammenarbeit.
SAP Lumira Discovery	SAP Lumira Discovery ist die Datenvisualisierungs- und Erkennungsanwendung von SAP. Es erleichtert die Datenerkennung, -visualisierung und -analyse, indem Benutzer beim Erstellen von Dashboards, Infografiken, Präsentationen, Datenfacetten, Tag-Clouds und mehr unterstützt werden.

Logi Analytics	Der Entwicklungsdienst für eingebettete Analysen bietet Zugriff auf Dashboards, Berichte und andere SB-Werkzeuge in der Anwendung.
Izenda	Integriert SB-BI in die Software und bietet Zugriff auf eine Vielzahl von Reporting-Tools, die speziell für Entwickler und Endbenutzer konzipiert wurden.
Exago	Spezialisiert auf eingebettete BI und Analysen für SaaS, so dass Endanwender ihre eigenen Ad-hoc-Berichte und interaktiven Dashboards ohne Hilfe der IT erstellen können.
Metric Insights	BI-Tools und -Daten, die in einem einfach zu navigierenden Portal präsentiert werden, mit Funktionen wie der Erkennung von Anomalien und anderen aussagekräftigen Informationen.
InetSoft	Datenintelligenz, die BI mit maschinellen Lernfunktionen kombiniert, um die Daten besser zu erfassen.
Tableau	Tableau bietet eine Reihe von Optionen zur Datenvisualisierung und -analyse, aber einige der umfangreicheren Angebote umfassen Vektorkarten, Parameteraktionen und mehr.
TIBCO Spotfire	TIBCO Spotfire ist eine Datenvisualisierungsplattform, die Predictive Analytics verwendet. Zusätzlich zu Daten enthält es Funktionen zum Daten-Wrangling, Predictive Analytics, Standortanalysen und Echtzeit-Streaming-Analysen.
Kibana	Wird von FF Entwicklung verwendet

Weitere Infos hier: https://www.trustradius.com/business-intelligence-bi

oder auch:

https://www.datapine.com/de/artikel/bi-tools-software-loesungen-vergleich

https://www.softwaretestinghelp.com/tools/25-important-business-intelligence-tools/

https://www.techradar.com/best/best-bi-tools

https://thedigitalprojectmanager.com/de/die-besten-business-intelligence-tools-2019/

Inhalt

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Definitionen

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KPI	Definition	Bemerkung
Umsatz (fakturiert)	Nur Feld "FF Verkaufspreis"
Kunde	alle Rechnungsempfänger + LIVE-Registrierungen	eine Unterteilung später ist dann nach Landwirte Partner (Key Account, FSP, usw.) Sonstige (Behörde, Multiplikatoren wie Schulen und Berater, Landhandel) Interne Kunden (FF Ungarn, BayWa AG)?
Anzahl Kunden gesamt	OFFICE: alle Kunden, die in den letzten 5 Jahren etwas gekauft haben oder einen aktiven Service-Vertrag haben LIVE: alle LIVE-Nutzer mit double opt-in
Anzahl aktive Kunden	OFFICE: alle Kunden, die in den letzten 12 Monaten etwas gekauft haben oder einen aktiven Service-Vertrag haben LIVE: alle LIVE-Nutzer mit double opt-in
Anzahl ha gesamt	OFFICE: alle ha von Kunden, die in den letzten 5 Jahren etwas gekauft haben oder einen aktiven Service-Vertrag haben LIVE: alle ha von LIVE-Nutzern mit double opt-in
Anzahl aktive ha	OFFICE: alle ha von Kunden, die in den letzten 12 Jahren etwas gekauft haben oder einen aktiven Service-Vertrag haben LIVE: alle ha von LIVE-Nutzern mit double opt-in

KPI

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Zeitdefinitionen

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Reporterstellung alle 14 Tage (= Stichtag)
Betrachtungszeiträume:
→ die letzten 2 Wochen vom Stichtag aus
→ die letzten 6 Wochen
→ die letzten 2 Wochen vor 1 Jahr
→ vom 1.1. aktuelles Jahr bis Stichtag
→ vom 1.1. aktuelles Jahr bis Stichtag vor 1 Jahr
→ vom 1.1. aktuelles Jahr bis Stichtag vor 2 Jahren

Werte für Ist und Abweichung (absolut und %)

Definition Vertriebsteam

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Teamleitung Nord
Teamleitung Süd
Teamleitung Ost
Team national Sonstige
Team NEXT LIVE
Team national Nord
Team national Mitte
Team national West
Team international Sonstiges Nord
Team national Süd-Ost
Team national Süd-West
Team international Sonstiges Süd
Team Tschechien
Team Ungarn
Team international Sonstiges Ost

Definition Produktbereiche und Produktgruppe

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Artikel und Zuodernung zu Geschäftseinheit und Profit Center als Produktbereiche/-gruppe gemäß der monatlichen Management-Report von Hildegard

Definition Geschäftseinheit

Tabelle Geschärtseinheit

Geschäftseinheit(en)	Geschäftseinheiten Bezeichnung
213	FarmFacts Software
214	FarmFacts Hardware
215	FarmFacts Dienstlei

Tabelle Profit Center

Definition Profit Center

Profit Center	Profit Center Bezeichnung
881031	V&M: Next Farming
881032	V&M: AO Agrowin
881033	V&M: AO 5.0
881047	V&M: Apps
881048	V&M: alte eig. Softw
881071	V&M: Softw/Handelsw
881034	V&M: Greenseeker
881035	V&M: sonst.SF Hardw
881036	V&M: sonst.all.Hardw
881027	F&E: Sonderproj. F.
881037	V&M: Bodenproben
881038	V&M: Geodatencenter
881044	V&M:Serv&Schul allg.
881070	A: Akademie
881072	V&M: Sonderpr.Vertr
881060	L: Leitung
881062	L: Produkt & Domain

Umsatz nach Produktbereichen_Produktgruppen.docx 200822_KPI Umsatz Monatsauswertung HSCH.xlsx

Gebiets- und Bereichsdefinitionen

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OFFICE
- Deutschland
- International (nach def. Zielmärkten):
  - VT Baltikum
  - VT Polen
  - VT russisch sprachige Länder
  - VT Tschechien
  - VT Ungarn
  - VT Rumänien
  - VT International sonstiges

LIVE Gesamt
NEXT Marktplatz
Staat
Bundesland
Landkreis
Personenklassifizierung Vertrieb
- Anzahl Mitarbeiter
- Anzahl Freiberufler
- Anzahl aktive Partner
- Anzahl aktive FSP
ADM je Vertriebsteam → neu bei Anforderung durch Vorgesetzten